До 2017 года в России были обычные кассы. Их нужно было возить в налоговую для передачи фискальных данных. В 2017 появились онлайн-кассы — они сами через интернет передают в налоговую фискальные документы — например, кассовые чеки или отчеты об открытии-закрытии кассовой смены.
Порядок использования касс прописан в 54-ФЗ. Сначала некоторые категории бизнеса могли не использовать онлайн-кассы — действовали отсрочки. Но 1 июля 2021 все отсрочки заканчиваются, и теперь по закону практически любой предприниматель обязан торговать через онлайн-кассу.
Согласно закону № 54-ФЗ, использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) нового типа обязаны все организации и ИП, которые работают на территории России. Если вы работаете с физлицами — продаёте товары или предоставляете услуги — нужно обязательно использовать онлайн-кассу для учёта принятых операций.
Нужна - причем всем, за редким исключением. Если интернет-магазин принимает оплату напрямую в любом виде, он должен выдать чек, а значит, и использовать ККТ. Все лазейки наподобие расчета электронными деньгами (электронные средства платежа, ЭСП) или банковского перевода теперь окончательно убрали из закона.
Не должны применять онлайн-кассу только продавцы, работающие через платежные агрегаторы, например, “Почту России”. То есть те, кто не принимает оплату за товар напрямую, а действует через посредников, которые и берут деньги. А как известно, тот, кто принимает оплату, тот и выдает чек - а значит, обязан использовать ККТ.
Посредником также может выступать сторонняя курьерская служба, принимающая оплату за товар. Главное, чтобы схема работы была такая: интернет-магазин отдает заказ платежному агрегатору, который принимает деньги клиента и перечисляет их на расчетный счет продавца. Никаких прямых касаний “магазин-покупатель” не имеется. Самый распространенный случай такой модели - доставка наложенным платежом через “Почту России”.
Главное здесь - иметь действующий договор с платежным агрегатором, согласно которому обязанность выдавать кассовый чек ложится на него. Еще есть небольшая разница в чеке: в фискальном документе должно быть указано, что оплата принята платежным агентом (разъяснительное письмо Минфина РФ от 20.12.2016 № 03-01-15/76178).
Предприниматели, работающие исключительно с юридическими лицами и ИП, могут открыть интернет магазин без онлайн-кассы. Обязанность выдавать чеки касается только работы с физическими лицами.
Во всех случаях, когда вы имеете возможность это сделать. Согласно требованиям 54-ФЗ фискальный документ покупатель должен получить не позднее 5 минут после того, как оплатил покупку. Если клиент платит за товар при его получении, нужен бумажный чек вне зависимости от формата платежа (наличные, банковская карта или электронные деньги). Вот несколько примеров: